Politique canadienne sur la protection des renseignements personnels

Notre politique sur la protection des renseignements personnels est fondée sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada (LPRPDE) et elle s’y conforme. Elle englobe les dix principes sur la protection des renseignements personnels énoncés dans le Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation (CSA). Pour de plus amples renseignements au sujet de cette loi, veuillez consulter le site Web officiel du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à www.privcom.gc.ca. Tous nos employés qui ont accès aux renseignements personnels doivent se conformer à la politique sur la protection des renseignements personnels et aux procédures connexes. À cette fin, nous avons chargé une personne de suivre l’application de cette politique afin de nous assurer que tous nos employés s’y conforment. « Renseignements personnels » s’entend des renseignements portant sur un client individuel identifiable. Ces renseignements peuvent comprendre, sans s’y limiter, le nom de la personne, son adresse privée, son adresse électronique, son âge, son sexe, son revenu, ses préférences personnelles et autres renseignements sur sa famille. Les renseignements personnels ne comprennent pas le nom, le titre, l'adresse professionnelle ou le numéro de téléphone d'une personne employée par un organisme.

Les dix principes portant sur la protection des renseignements personnels

Les dix principes suivants régissent nos activités dans la mesure où elles touchent à l'utilisation des renseignements personnels de nos clients :

Principe 1 – Responsabilité

Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels en notre possession ou notre garde, y compris les renseignements personnels divulgués à des tierces parties dans le but de fournir les services requis par nos clients ou nos employés.

Principe 2 – Détermination des fins de la collecte des renseignements

Nous informerons nos clients des fins pour lesquelles nous recueillons des renseignements personnels avant ou au moment de recueillir les renseignements.

Principe 3 – Consentement

Notre politique est d'exiger que nos agents obtiennent le consentement de nos clients avant ou au moment de recueillir, d’utiliser ou de divulguer leurs renseignements personnels. Le consentement d'un client peut être donné explicitement, implicitement ou par un représentant autorisé. Le client peut retirer son consentement à tout moment, sauf dans certains cas. Nous pouvons, cependant, recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans la connaissance ou le consentement du client dans des circonstances exceptionnelles où une telle collecte, utilisation ou  divulgation est permise ou exigée en vertu de la loi.

Principe 4 – Limitation de la collecte

Les renseignements recueillis auprès du client seront limités aux détails nécessaires pour les fins que nous avons précisées au client. Les renseignements seront recueillis par des moyens justes et légaux.

Principe 5 – Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation

Les renseignements personnels ne seront utilisés ou communiqués qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis à moins que le client n’y ait autrement consenti ou que la loi l'exige ou le permette. Dans certaines circonstances exceptionnelles, nous pourrions avoir le droit ou  l’obligation légale de divulguer des renseignements personnels à l’insu ou sans le consentement du client en rapport avec les questions concernant les intérêts de la société ou du public.

Principe 6 – Exactitude

Nous nous engageons à maintenir les renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins pour lesquelles ils sont utilisés. Les clients peuvent modifier ces renseignements lorsqu’ils sont inexacts ou incomplets.

Principe 7 – Mesures de sécurité

Les renseignements personnels sont protégés par des mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

Principe 8 – Transparence

Nous mettrons à la disposition de nos clients des renseignements précis sur nos politiques et nos pratiques concernant la gestion des renseignements personnels. Les clients ont accès à ces renseignements en consultant notre site Web ou en ayant recours à d’autres moyens s’ils en font la demande.

Principe 9 – Accès des clients aux renseignements personnels

Nous informerons les clients qui en font la demande par écrit de l'existence de renseignements personnels qui les concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et leur permettrons de les consulter. Nous répondrons à de telles demandes de façon aussi efficiente que possible. S’il nous est impossible de leur fournir un tel accès, nous leur en expliquerons les raisons sauf en cas d’interdiction par la loi

Principe 10 – Possibilité pour les clients de porter plainte contre le non-respect des principes et suggestions

Les clients peuvent contester la conformité de C&W LePage à la politique sur la protection des renseignements personnels. C&W LePage a établi des politiques et des procédures sur la réception, l’enquête et la réponse aux plaintes et aux questions des clients. Les clients pourront communiquer avec le responsable de cette politique chez C&W LePage pour exprimer leurs préoccupations ou pour demander l’accès à leurs renseignements personnels. Les renseignements pour communiquer avec cette personne suivent plus loin.

Quand pouvons-nous divulguer des renseignements personnels?

Nous sommes tenus de maintenir la confidentialité des renseignements personnels, sauf dans certaines circonstances :

    * -Lorsque le client y consent

    * -Lorsque la loi l’exige

    * -Lorsque la loi le permet

Avec qui pouvons-nous partager les renseignements?

    * Avec les employés

Au cours de leurs activités quotidiennes, l’accès à des renseignements personnels de  nature délicate est limité aux employés ayant une raison légitime d’y accéder. Comme condition à leur emploi, nos employés doivent se conformer à toutes les lois et tous les règlements pertinents, y compris la présente politique sur la protection des renseignements personnels.

L’usage ou la divulgation non autorisé des renseignements personnels des clients par un de nos employés est interdite et peut entraîner des mesures disciplinaires.

    * Tiers fournisseurs

Nous pourrions retenir les services et coordonner le travail de tiers fournisseurs pour nous fournir ainsi qu’à nos employés certains services offerts par l’entremise de C&W LePage. Il se peut que nous utilisions les renseignements pour communiquer avec les clients afin d’effectuer une évaluation de notre rendement en leur nom. De tels fournisseurs ne reçoivent que les renseignements nécessaires pour fournir le service spécifique que nous leur avons demandé. Les fournisseurs sont liés par contrat de protéger la confidentialité des renseignements personnels, et ils ne peuvent en disposer que de la façon que nous leur avons autorisée. Ils doivent traiter les renseignements personnels conformément à notre politique sur la protection des renseignements personnels.

    * Vente de l’entreprise

Nous pourrions transférer les renseignements personnellement identifiables du client à une tierce partie en rapport avec la vente, la fusion ou autre disposition (que ce soit d’actifs, de stocks ou autres) de notre entreprise.

Comment nous protégeons les renseignements

C&W LePage a mis en place d’importants contrôles pour maintenir la sécurité de ses renseignements et systèmes de renseignements. Les dossiers des clients sont entreposés en fonction de la nature délicate des renseignements qui s’y trouvent. Des contrôles pertinents (tel qu’un accès restreint) sont intégrés à nos systèmes informatiques et procédures de traitement de données. L’accès physique aux données personnelles recueillies, traitées ou entreposées est restreint aux employés autorisés.

Exclusion

Afin de fournir nos services et produits aux clients, nous pouvons, avec leur consentement, partager leurs renseignements personnels avec d’autres membres affiliés de C&W LePage. Si les clients ne souhaitent pas recevoir de matériel promotionnel de ces entreprises ou s’ils ne souhaitent pas que leurs renseignements personnels soient partagés avec celles-ci, ils sont priés de communiquer avec C&W LePage par courrier postal, par téléphone ou par courriel comme suit :

Adresse : 33, rue Yonge, pièce 1000, Toronto, Ontario M5E 1S9

Numéro de téléphone : (416) 359-2751

Adresse électronique : privacy@ca.cushwake.com

Questions, préoccupations et plaintes

Si vous avez des questions, préoccupations ou plaintes au sujet des renseignements personnels ou de la politique sur la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la politique sur la protection des renseignements personnels en utilisant les renseignements suivants :

Responsable de la politique sur la protection des renseignements personnels : Beth Connor

Information personne-ressource : (416) 359-2365 ou privacy@ca.cushwake.com